Schon seit einiger Zeit ist E-Mail-Kommunikation mit den „klassischen“ Kommunikationsarten wie Telefon, Brief und Fax auf Augenhöhe oder sogar darüber hinaus. Datenaustausch, Projektkoordination und Absprachen per E-Mail haben sich also zu einer geschäftskritischen Kommunikationsplattform entwickelt.

Die reibungslose Funktion und das integrierte und rechtssichere Management der E-Mailinfrastruktur ist für viele Unternehmen unabdingbar. Zurzeit sind jedoch meist die E-Mail-Nutzer, also z. B. Mitarbeiter, für Inhalt, Absicherung und Verwertung der Daten zuständig. Diese Praxis birgt jedoch zahlreiche Risiken, da gesetzliche Fristen den einzelnen Mitarbeitern nicht bekannt sind oder Sie nicht die technischen Möglichkeiten haben, rechtliche Anforderungen entsprechend umzusetzen.

Erfüllen rechtlicher Anforderungen und Richtlinien

Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) schreiben allen Unternehmen vor, dass alle steuerrelevanten Daten in maschinell auswertbarer Form vorzeigbar aufbewahrt werden müssen. Dies trifft auch auf die E-Mails und deren Dateianhänge zu. Weitere Anforderungen ergeben sich zum Beispiel auch aus der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB).

Auch bei rechlichen Auseinandersetzungen sind E-Mails häufig relevante Beweissmittel und dienen der Rekonstruktion von Zusammenhängen.

Archivierung als Schutz vor E-Mail-Datenverlust

E-Mails, als unternehmenskritische Informationsträger, müssen vor Datenverlust und illegalem Ausspähen geschützt werden. E-Mails gehen durch defekte PST-Dateien (MS-Outlook), unvorsichtiges Löschen oder Systemwechsel verloren. Oft werden ganze Postfächer beim Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen entfernt und damit wichtiges Wissen zu Produkten und Abläufen in den E-Mails.

• Konformität mit dem Handelsgesetzbuch (§ 257 IV HGB) und der Abgabenordnung (§ 147 III AO)
• Konformität mit den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GOB), den Microfilm-Grundsätzen, den Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU).
• Systematische und effiziente Verwaltung der E-Mails
• Dokumentation von Geschäftsabläufen und Transparenz in den Prozessen
• Fälschungssichere und dauerhafte Speicherung der Daten in elektronischer Form
• Entlastung der internen E-Mail-Infrastruktur
• Kostensenkung durch die Reduzierung von teurem Speicherbedarf
• Entlastung des IT-Helpdesks und der IT-Administratoren
• Wiederfinden von E-Mails durch leistungsstarke Suchfunktionen

Auf den folgenden Seiten möchten wir Ihnen alles zum Thema Emailarchivierung vorstellen.